На главную страницу Контакты Карта сайта
]]>
Закрыть
Вход в личный кабинет
]]>

Новая редакция 5 комплекта нормативных документов по организации документооборота с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП" 

 22.04.2021 

Фирма "1С" извещает пользователей о выпуске 22.04.2021 новой редакции методического продукта:

Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Кроме того, при повсеместном переходе на дистанционный режим работы выявились и управленческие сложности, которые связаны с потерей контроля за действиями сотрудников, недостатком коммуникаций между ними, а также непрозрачностью бизнес-процессов. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота, повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов, а также позволяет ускорить организацию совместной работы сотрудников, в том числе в условиях дистанционной (удаленной) работы.

"1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой" (далее – Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП". Данное издание привязано к возможностям программы версии КОРП.

В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота.

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

  • постановки и рационализации документооборота;
  • подготовки документных процессов к автоматизации;
  • регламентации документооборота;
  • организации совместной работы сотрудников.

Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Авторами комплекта являются методисты и разработчики программы "1С:Документооборот 8".

Книга заменяет в ассортименте "1С" издания "4601546137647 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 4-я редакция" и "4601546120687 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция", которые будут сняты с продажи.

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ 5 КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

В Комплект документов впервые включены "Положение об использовании простой электронной подписи" и "Положение об использовании усиленной электронной подписи", которые устанавливают требования и условия применения электронных подписей в системе электронного документооборота, определяют ограничения и особенности применения электронных подписей.

"Положение о делопроизводстве" переработано с учетом опыта применения документа предыдущей редакции в проектах внедрения "1С:Документооборота 8". Положение приведено в соответствие новому стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" и Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В Комплект документов включено "Положение о работе с обращениями граждан". Положение о работе с обращениями граждан будет полезно организациям, осуществляющим работу с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Положение устанавливает централизованный порядок учета, рассмотрения обращений граждан, а также порядок подготовки ответов на обращения и формирование отчетности о рассмотрении обращений граждан.

Обновлен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Документы доработаны в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденным приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н. В дополнение к изданным ранее должностным инструкциям добавлена должностная инструкция руководителя группы по работе с обращениями граждан.

В Комплект включены положения, регламентирующие совместную работу сотрудников. "Положение о планировании и контроле рабочего времени" устанавливает порядок фиксации сотрудниками результатов трудовой деятельности, выполненной за отчетный период, посредством ежедневных и/или еженедельных отчетов, а также устанавливает правила учета отсутствия сотрудников на рабочем месте. "Положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий" устанавливает порядок подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний.

Для придания официального статуса конкретным локальным нормативным документам из Комплекта документов в качестве образцов представлены "Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи" и "Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи".

В связи с возросшей потребностью в организации дистанционной (удаленной) работы сотрудников в Комплект документов включен "Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы". Приказ позволит предприятию оперативно организовать переход на дистанционный (удаленный) режим работы как в условиях неблагоприятной эпидемиологической обстановки, так и при переходе на дистанционный режим на постоянной основе.

Все нормативные документы, входившие в состав предыдущей редакции комплекта, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота 8" и методики постановки документооборота, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

  • Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот.
  • Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
  • Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
  • Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
  • Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
  • Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
  • Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
  • Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
  • Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
  • Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
  • Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПОСОБИЯ

Издание содержит комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.

В комплект документов КОРП входят:

  • Положение о делопроизводстве;
  • Порядок об использовании простой электронной подписи;
  • Положение об использовании усиленной электронной подписи;
  • Положение о службе делопроизводства;
  • Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (7 документов);
  • Положение о договорной работе;
  • Положение о работе с распорядительной документацией;
  • Положение о работе с локальными нормативными актами;
  • Положение о работе с обращениями клиентов;
  • Положение о работе с обращениями граждан;
  • Положение о планировании и контроле рабочего времени;
  • Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий;
  • Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
  • Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот";
  • Приказ о работе в системе управления документами "1С:Документооборот";
  • Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи;
  • Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи;
  • Приказ о делегировании полномочий;
  • Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
  • Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы;
  • Альбом унифицированных форм документов (33 шаблона и 9 бланков).

Читателям издания также предлагается доступ к электронным версиям этих документов, которые можно использовать при внедрении системы автоматизации документооборота и совместной работы на базе программы "1С:Документооборот 8".